E-Fatura Nedir?  

Türkiye’de 397 sıra no.lu VUK tebliğine ile hayata geçirilen ve 5 Mart 2010 tarihinden itibaren uygulamada olan e-fatura, veri format ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen, VUK gereği bir faturada yer alması gereken bilgilerin içerisinde yer aldığı, satıcı ve alıcı arasındaki iletiminin merkezi bir platform (GİB) üzerinden gerçekleştirildiği elektronik bir belgedir.

Diğer bir tanımla elektronik faturalama olarak da ifade edebileceğimiz e-fatura, tanımlanan standart kâğıt fatura ile tamamen aynı hukuki niteliklere sahip olan, oluşturma, gönderme, saklama ve ibraz gibi adımların tamamının elektronik ortamda gerçekleştirildiği faturalama şeklidir.

19.10.2019 e -Dönüşüm ile ilgili zorunlu geçiş tarihlerini içeren 509 sayılı VUK Tebliği Resmi Gazete'de yayınlandı.

 

E-fatura Mimarisi

• > Sistemde kayıtlı kullanıcılara e-Fatura gönderilebilir.
• > Sistemde kayıtlı kullanıcılardan e-Fatura alınabilir.
• > Gönderilen veya alınan e-Faturalar bilgisayara indirilerek elektronik ortamda saklanabilir, istendiği zaman ibraz edilebilir.

 

 

E-faturanın Avantajları  

• > Dijital ortamda fatura kesildiği için, e-Fatura gönderdiğiniz mükellefe tekrar kağıt fatura göndermenize gerek yoktur.
• > Kağıt maliyetinden tasarruf etmiş olursunuz.
• > Kağıt faturalarınızda arşivleme için yer ayırmanız gerekirken, e-Fatura'da buna gerek yoktur.
• > Kağıt faturaların işlenmesi sırasında oluşabilecek insan hatalarının önüne geçilmiş olur.
• > Sarf malzeme maliyetini ortadan kaldırır.
• > Fatura postalama maliyetini ortadan kaldırır.
• > Faturayı müşteriye iletmede ortaya çıkan iş gücünü azaltır.
• > Faturaların kargoda/postada kaybolma sıkıntısı ortadan kalkar.
• > Sistem üzerinde kısa sürede istenilen faturaya ulaşma imkanı sağlar. Vaktinizi arşivde fatura arayarak geçirmemiş olursunuz.
• > Kullandığınız muhasebe, erp vb. yazılım sistemlerine aktarılabilir.

 

Yapmanız Gerekenler

• > e-Fatura Uygulamasına katılmak için www.efatura.gov.tr adresinden "e-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi",
• > Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi'nin imzalı aslı,
• > Başvuru formuna ve Mali Mühür taahhütnamesine şirket adına imza atan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin noter onaylı örneği, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın posta adresine gönderilir. e-Fatura uygulamasına geçiş yapan mükellefin fatura gönderip alabilmesi için özel entegratör firmasını Gelir İdaresi Başkanlığı'na dilekçe ile iletmelidir.

Mali mühür, e-Faturanın veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkar edilmezliğini garanti altına alır. Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı TÜBİTAK tarafından, tüzel kişiler ile kurum, kuruluş ve işletmelere elektronik sertifika sağlama hizmeti vermek üzere Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından Kamu Sertifikasyon Merkezi kurulmuş ve işletilmektedir.

 

E-Fatura Sistemine Erişim

e-Fatura uyumu bulunan AKINSOFT WOLVOX 8 programı ve AKINSOFT'un özel entegratör olarak çalıştığı AKINSOFT'un özel entegratör olarak çalıştığı Digital Planet ve Edm Bilişim aracılığı ile sağlanmaktadır.

E-Defter Nedir? 

Şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür.

E-Defter Mimarisi

• E-Defter dosyaları ilgili kılavuzlarda belirtilen standartlar ve formata uygun biçimde hazırlanır.
• Hazırlanan dosya “defter” şema yapısında öngörülen alana yerleştirilir.
• Oluşturulan “defter” dosyası mühürlenir ya da imzalanır. (Bu şekilde oluşturulan dosya, mükellefin beratının aldıktan sonra defter olarak saklamak zorunda olduğu dosyadır. Ancak bu dosyanın defter olarak geçerli sayılabilmesi için e-defter beratının alınması zorunludur.)
• Mühürlenen ya da imzalanan “defter” dosyasının belli bilgileri alınarak “berat” dosyası oluşturulur.
• Berat dosyası mühürlenir ya da imzalanır.
• Mühürlü ya da imzalı berat dosyası paketlenir.
• Hazırlanan paket www.edefter.gov.tr adresinde bulunan e-Defter Uygulamasına giriş yapılarak yüklenir.
• Berat dosyası Gelir İdaresi Başkanlığı mali mührü ile de mühürlenerek indirilecek biçimde defter sahibinin erişimine açılır. (Erişime açılan e-defter beratı ile imzalı veya mühürlü defter dosyası birlikte elektronik ortamda muhafaza edilecektir.)

E-Defter in  Avantajları  

• Noter tasdik ücreti ödemenize gerek kalmaz.
• Arşivleme masrafı bulunmamaktadır.
• Kullanıcıların yapabileceği hataları sıfıra indirir.
• Kağıt maliyetinden tasarruf ettirerek doğayı korumanızı sağlar.

• Hangi defterler E-Defter olarak yazdırılabilir.
• Yevmiye defteri
• Büyük defter (Defter-i Kebir)

E-Defter uygulamasından kimler faydalanabilir.

Gerçek ve tüzel kişiler e-defter uygulamasından yararlanabilir. Defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen gerçek ve tüzel kişi mükelleflerin aşağıda yer alan şartları taşımaları gerekmektedir.

• Gerçek kişi mükelleflerin 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmaları,
• Tüzel kişi mükelleflerin 397 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan belirlemeler çerçevesinde elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olması ve bu çerçevede Mali Mühür temin etmiş olması,
• Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması.

 

E-Defter Başvuru İşlemleri

Elektronik defter oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyenler, aşağıda yer alan bilgi ve belgeler ile www.edefter.gov.tr internet sitesinde belirtilen Başkanlık veya Genel Müdürlük adresine yazılı olarak başvuruda bulunacaktır. Gerek görülmesi halinde aşağıdakilere ilaveten teknik bilgi ve belge talebinde bulunulabilir.

• www.edefter.gov.tr internet adresinde yer alan “Elektronik Defter Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi”nin imzalı aslı,
• Tüzel kişiler için başvuru formunu imzalayan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin noter tasdikli örneği (397 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğine göre e-fatura uygulamasından yararlanmaya başlayan ve imza sirkülerinde herhangi bir değişiklik bulunmayan mükellefler için bu şart aranmayacaktır.),
• Elektronik defterlerin oluşturulması sırasında, bu konuda uyumluluk onayı alınmış bir yazılımın kullanılması durumunda söz konusu yazılım hakkında yazılımın adı, sürüm numarası gibi mükellef kullanımına özgü bilgiler,

E-Defter Sistemine Erişim

AKINSOFT WOLVOX ERP Çözüm paketi içerisinde ilave modül olarak e-Defter modülü alınmalıdır.WOLVOX Genel Muhasebe programında oluşturulan tüm fiş kayıtlarının yevmiye ve defter-i kebir raporları e-Defter olarak gönderilebilmektedir.

E-Arşiv Nedir

Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre fatura, kâğıt ortamında en az iki nüsha olarak düzenlenerek ilk nüshası (aslı) müşteriye verilen, ikinci nüshası ise yine kâğıt ortamında aynı Kanunun muhafaza ve ibraz hükümlerine göre mükelleflerce saklanılan bir belgedir.

Bu tebliğ kapsamında elektronik ortamda oluşturulan faturanın, alıcısına kâğıt olarak gönderilen veya elektronik ortamda iletilen şekli belgenin aslı, düzenleyen tarafından muhafaza edilen elektronik hali ise ikinci nüsha hükmündedir. Bu Tebliğ kapsamında Başkanlıktan e-arşiv izni alan mükellefler, elektronik ortamda oluşturdukları faturayı elektronik ortamda muhafaza ederler.

E-Arşiv ile E-Fatura arasındaki farklar

e-Fatura gönderimi yapabilmeniz için alıcının da e-Fatura kullanıcısı olması gerekmektedir. Ancak e-Arşiv gönderimi yapabilmeniz için alıcının e-Fatura kullanıcısı olması zorunlu değildir. Alıcının vereceği onay ile e-Arşiv yöntemiyle faturalarınızı gönderebilir, kağıt fatura sistemini kullanma zorunluluğundan kurtulmuş olursunuz. e-Arşiv sisteminde fatura nüshası entegratör firma aracılığı ile sağlanmaktadır.

Kimler E-Arşiv Kullanmalıdır.

• İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 milyon lira ve üzerinde olan mükellefler, en geç 1/1/2016 tarihine kadar e-Arşiv Uygulamasına geçmek zorundadır. 

• Elektronik Fatura Kayıt Sistemi (EFKS) kapsamında faturalarını elektronik ortamda oluşturma ve muhafaza izni almış olan mükellefler, 1/4/2015 tarihinden geç olmamak üzere Başkanlığın kendilerine yazıyla bildireceği bir tarihe e-Arşiv Uygulamasına geçmek zorundadırlar.

Uygulamadan Yararlanma Yöntemleri ve Başvuru

Uygulamadan yararlanmak için mükelleflerin 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir.

Mükellefler e-Arşiv Uygulamasını, kendi bilgi işlem sistemi veya Başkanlıktan izin almış özel entegratör bilgi işlem sistemi üzerinden olmak üzere iki yöntemle kullanabilirler.

Uygulamayı kendi bilgi işlem sistemi üzerinde kullanmak isteyen mükellefler https://www.efatura.gov.tr/ İnternet adresinde yayımlanan e-Arşiv Uygulaması Başvuru Kılavuzu'nda açıklanan şartlara uygun olarak başvuru yaparlar.

e-Arşiv Uygulamasını Başkanlıktan e-arşiv izni almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemi üzerinde kullanmak isteyen mükellefler, doğrudan özel entegratöre başvuracak olup ayrıca Başkanlığa başvuruda bulunmazlar.

Özel entegratörler kendilerine başvuran mükellefler ile ilgili istenen bilgileri https://www.efatura.gov.tr/ İnternet adresinde yayımlanan kılavuzlarda yer alan açıklamalara uygun olarak Başkanlığa elektronik ortamda bildirmek mecburiyetindedirler.

E-Arşiv Sistemine Erişim

e-Arşiv sistemine erişim, e-Arşiv uyumu bulunan AKINSOFT WOLVOX programı ve AKINSOFT'un özel entegratör olarak çalıştığı Digital Planet veya EDM aracılığı ile sağlanmaktadır.